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Mars 2008 : L'ARCHIVAGE DES COURRIERS ELECTRONIQUES
Comment disposer d’outils techniquement fiables et juridiquement probants en matière de conservation des échanges électroniques ?
Cette question est au centre de la problématique que pose aujourd’hui l’explosion de la messagerie électronique.
Que faut-il archiver ?
- le message électronique
- ses pièces jointes
- ses données informatiques qui sont invisible sur le support papier
Comment ?
Le format PDF paraît le plus adapté car c’est le format qui a une forte probabilité de lisibilité dans le temps.
Comment le retrouver facilement ?
L’outil de GED remplit la fonction de recherche par un référencement et une méthode de récupération du fichier dans l’ordinateur où il est entreposé.
Le lieu de conservation des messages électronique est :
- soit interne ŕ l’entreprise
- soit pris en charge par un tiers de confiance
Ce qu’en disent les textes :
Pour qu’un courriel ait une valeur probatoire, celui qui l’utilise doit pouvoir rapporter la preuve de l’identité de l’auteur et de l’intégrité du message.
C’est l’exigence technique de « conservation intègre qui constitue le défi lancé aux organisations.
CONCLUSION :
La dématérialisation des échanges porte un enjeu juridique qui est la garantie de l’intégrité et un enjeu pratique de remise à plat des organisations.
Les textes de référence :
- Décret du 13 décembre 1999 sur la signature électronique
- Loi du 13 mars 2000 sur la preuve et la signature électronique
- Arrêté du 31 mai 2002
- Loi LCEN du 21 juin 2004
- Décrets du 10 août 2005 relatifs aux actes authentiques électroniques
- Textes fiscaux relatifs à la facture électronique
- Décrets des 30 mars 2001 et 18 avril 2002
- Norme NF Z42-013